megapamiec.pl

produktywność

Jak nadrobić zaległości? - szybka nauka, zaległości w szkole, zaległości w pracy, produkywność, gtd

Jak nadrobić zaległości?

Początek nowego roku to świetny moment na nowe pomysły i nowe postanowienia. Co jednak z tym, czego nie udało się zrealizować w poprzednim roku? Jednym z częściej “wybieranych” noworocznych postanowień jest wykorzenienie nawyku odkładania wszystkiego na później

Jeśli jednym z głównych problemów jest wciąż odwlekanie, to oznacza to jedno — w poprzednim roku nazbierało się nam na pewno sporo zaległości, rzeczy które chcieliśmy wykonać, ale nie starczyło nam na nie czasu albo ochoty. Nie będę tu wnikał w przyczyny takiego stanu rzeczy, ani rozwodził się nad tym, jak unikać tego w przyszłości. Ważna jest natomiast jedna podstawowa sprawa:

Jak szybko nadrobić wszystkie zaległości?

A chyba warto to zrobić, zanim zaczniemy tworzyć nowe postanowienia.

Od czego zacząć?

Generalnie wszystkie niewykonane zadania, możemy podzielić na kilka głównych kategorii. Na pewno masz kilka dużych zadań, czy projektów, z którymi miałeś ruszyć, ale nie zdołałeś, masz także wiele zadań zupełnie prostych i nieskomplikowanych. Część z nich jest bardzo ważna, część dużo mniej, są także rzeczy praktycznie całkiem nieistotna. Masz kilka zadań pilnych i wiele takich, które możesz zrobić później. Od czego więc zacząć aby nadrobić wszystko?

Nie ma jednej dobrej koncepcji, tak naprawdę od czego byś nie zaczął będzie dobrze, w efekcie końcowym tak naprawdę albo zrobisz wszystko i wygrzebiesz się tego całego bałaganu, albo przytłoczony ilością rzeczy do zrobienia nie zrobisz nic i sprawę tylko pogorszysz. Są 4 główne drogi do tego by zacząć wreszcie porządkować rzeczy które do tej pory odkładałeś na później. Każda z nich jest dobra, choć nie dla każdego i nie w każdych warunkach. Sam sprawdź, która będzie najlepsza dla Ciebie. Możesz:

Zacznij od najbardziej wymagającego zadania

Zjedz żywą żabę z samego rana i nic gorszego nie zdarzy Ci się aż do końca dnia Mark Twain

Każdy z nas ma na swojej liście zadań projekty czy sprawy, które wymagają bardzo wiele wysiłku i czasu. Odkładamy je na później dlatego, że zwyczajnie nie czujemy się na siłach, aby je teraz wykonać. Czekamy na lepszy moment, gdy będziemy mieć więcej energii, czasu, chęci… Tyle, że ten moment nigdy nie nadchodzi. Brian Tracy w ślad za Markem Twainem, nazywa takie zadania “żabami” - im szybciej zjemy swoją “żabę”, tym szybciej będziemy mogli zająć się przyjemniejszymi rzeczami.

Wielu z nas często wykorzystuje tę technikę w trakcie… obiadów. Ja na przykład gdy trafię na talerzu na szpinak zjadam go od razu by sobie potem nie psuć nim smaku. I wiem, że najgorsze mam już za sobą :) Jeśli już na początku dnia zjesz swoją żabę poczujesz w sobie wielką siłę, wszystkie kolejne zadania będą się wydawały dużo, dużo prostsze i dużo łatwiej będzie Ci się za nie zabrać.

Osobiście ta metoda najbardziej mi przypadła do gustu i właśnie w ten sposób uporałem się ze swoimi zaległymi zadaniami.

Zacznij od najłatwiejszego zadania

Jeśli na początku dnia czujesz się jeszcze zbyt mało naładowany energią by zjeść swoją żabę, możesz spróbować zupełnie innego podejścia i zacząć wprost przeciwnie — od najłatwiejszego zadania. Nie czujesz się na siłach na duże zadania, możesz prościej będzie zacząć od rzeczy, które wykonasz szybko . Nie możesz zmusić się do uprzątnięcia całego pokoju — wynieś chociaż śmieci. Nie jesteś w stanie napisać wypracowania, zrób porządek w piórniku.

Takie drobne rzeczy, które jednak również trzeba kiedyś zrobić możesz traktować jako świetną rozgrzewkę przed poważniejszymi zadaniami. Wykonując je z samego rana, łatwiej będzie Ci wejść w rytm, nabrać energii do większych wyzwań i szybciej osiągniesz poczucie, że czegoś już dokonałeś. I że wcale nie było to takie trudne. Takie zadania często staję się składnikiem codziennej rutyny, wchodzą w nawyk i z czasem praktycznie “robią się same”.

Zacznij od najważniejszego

Swoją listę zaległości, możesz też zacząć czyścić od zadania, które nie jest ani najbardziej wymagające ani najprostsze w wykonaniu, ale za to, którego zrobienie najwięcej zmieni w Twoim życiu. Zastanów się co byś zrobił gdybyś mógł załatwić tylko jedną sprawę z twojej listy? Co odkładałeś zawsze na później, a czego zrobienie najbardziej zbliży Cię do osiągnięcia swoich życiowych celów? Zapewne znasz zasadę Pareto, która mówi, że zaledwie 20% z tego co robimy, daje aż 80% efektów na jakich nam zależy?

David Allen (twórca GTD - Getting Things Done) twierdzi wręcz, że nie wszystkie ze swoich zadań w ogóle powinniśmy wykonywać — część z nich mogą za nas zrobić inni ludzie, a wielu w ogóle nie ma potrzeby robić, bo tak naprawdę niewiele wnoszą do naszego życia. Z kolei zadania, które rzeczywiście mogą sprawić, że zrealizujemy swoje cele, powinniśmy wykonywać w dowolnej kolejności. Czyli robimy te najważniejsze, a te mniej istotne możemy spokojnie odkładać na później, albo nawet nie robić ich wcale. Cała sztuka tylko w tym, aby umieć je właściwie odróżniać.

Najpilniejsze na początek

Innym podejściem do nadrabiania zaległości jest rozpoczynanie każdego dnia od najpilniejszych zadań. Każdy z nas ma taką listę rzeczy, które muszą być wykonane w określonym terminie i ten termin… właśnie mija.

Sporo z tych spraw, ma dla nas duże znaczenie, część wprost przeciwnie — jest mało istotna, ale i tak musi być wykonana terminowo. Nawet jeśli praca domowa na jutro wydaje Ci się wyjątkowo mało ważna czy interesująca, to i tak musisz ją zrobić właśnie na jutro — czy Ci się to podoba czy nie.

Wspominany już przeze mnie David Allen uważa, że takie rzeczy, które wiszą nam gdzieś nad głową i nie dają o sobie zapomnieć to najgorsze co może nam się przytrafić jeśli chodzi o efektywność.

Nawet jeśli akurat nie myślisz o tym, co masz pilnego do wykonania, Twój umysł nieustannie, podświadomie się tym przejmuje i nie pozwala Ci w pełnie skupić się na tym, co akurat robisz. W takiej sytuacji nigdy nie będziesz w pełni sił i energii, Twoja kreatywność będzie poważnie ograniczona i nie wykorzystasz w pełni swojego twórczego potencjału. Zamykanie takich spraw nazywa się czyszczeniem otwartych pętli. Gdy pozamykasz wszystkie swoje pętle poczujesz się naprawdę fantastycznie — zniknie uczucie, że coś ciągle wisi nad Tobą, że wciąż coś masz do zrobienia.

Jeśli podobał Ci się ten artykuł nie zapomnij podzielić się nim ze znajomymi